また同じ入力。AIを入れる前に、繰り返す仕事を一枚にする

これを、手元に。

はじめる前に用意するもの

• 繰り返す仕事のメモ
• 入力と完成形の見本（架空可）
• 確認する担当と例外

入力先は普段使う対話型AI。サービスの利用条件・料金・情報の扱いを確かめ、初回は架空の情報で試します。

いっしょに、進めましょう。

やってみる手順

1. 01

   繰り返す作業を手元で書き出す

   一週間など区切りを決め、作業名、発生回数、一回の時間、担当役割、やり直しの原因をメモします。忙しかった印象と計った時間を分け、分からない欄は空けます。実際の記録はAIへ貼りません。

   たとえば。

   仮想例：一日に6件、各3分かかる在庫案内なら合計は18分です。共通の説明文を用意する候補にできますが、在庫の照会と最終回答は担当者が行う想定です。18分が丸ごと減るという見積りではなく、整理前の架空の作業量です。

2. 02

   始まりから完了まで並べる

   何を受け取り、どこへ転記し、誰が確認して、何を残すのかを書きます。顧客名や書類の中身を使わず、架空の取引で流れを例示します。担当者が不在のときに困る所も印を付けます。

3. 03

   なくす・そろえる・人が判断するに分ける

   二重入力を減らせるか、案内文を共通にできるかを考えます。一方、請求額の承認や法定の保存などは担当者へ確認し、必要性が分からない確認作業を勝手に廃止しません。

4. 04

   一つの作業の手順を作る

   例えばよくある質問への返信案について、必要な入力、案内文、確認担当、例外時の相談先を一枚にします。AIに書かせる範囲と人が最終確認する範囲を決め、外部への自動送信は含めません。

5. 05

   架空の例で確かめてから比べる

   通常のケースと情報不足のケースで、手順に抜けがないか確認します。実際に試す際は確認時間や手戻りも含めて記録し、担当者の負担が増えるなら直します。削減時間を先に成果として掲げません。

出てきたら、ここを見る。

できたものを、確かめよう。

持ち帰るものは「作業／頻度・時間／入力と出力／確認担当／例外」の一覧と、一作業分の手順です。 これは手順の完成形の例で、実際にAIを操作して得た結果の記録ではありません。

• 同じ入力から必要な出力へ進める
• 例外時に誰へ戻すか決まっている
• 実データ・送信の前に確認できる