いきなり操作しなくて、大丈夫。
まず、全体を見てみよう。
できるようになること：見積書の内容を表へ整理し、相手に聞く質問を作る。価格が妥当か・契約してよいかの判断は含みません。
用意するもの
- ChatGPTを使える登録と、ファイルを添付できる画面。新しいやGmail連携は不要です。
- このページの練習用。ダウンロード後に自分で開いて内容を確認します。
- 返答と比べるため、元のを開いておけるパソコンやスマホ。
進める順番
- 練習資料を自分で開く
- 新しい会話にを添える
- 指示文を貼って、読み取った内容を出す
- 原文と照合し、確認する質問だけ残す
最初のゴール数量は「12㎡」、開始日は「要相談」と分け、未定の日付を相手に聞く質問が一つできれば十分です。
読むだけでなく、一つ試す。
その説明、資料に書いてある？
青葉工務店の架空教材で練習します。下の3つは、確認のためにJPMが作った説明文です。実際のAIの返答ではありません。
- 工事内容
- 西側外壁の補修
- 数量
- 12㎡
- 施工開始日
- 要相談
- 廃材処分
- 別途
- 金額
- 記載なし
まず開いて内容を確認。保存したファイルを、ChatGPTの会話へ添付できます。
各説明について「資料にある」「確認が必要」のどちらかを選びます。選んだ内容はこの画面だけで使い、保存・送信しません。
3つのうち0つを確認。原文を見ながら進めましょう。
完成形を、先に見てみましょう。
「未定」を、未定のまま取り出す。
JPMが用意した架空の材料と説明用の作例です。実際のAI操作結果や顧客の実績ではありません。
渡す材料
資料01・1ページ：工事内容＝西側外壁の補修。数量＝12㎡。施工開始日＝要相談。廃材処分＝別途。金額＝記載なし。
作りたい形
数量｜12㎡｜1ページ「12㎡」｜質問は不要（転記は原文と照合） 施工開始日｜要確認｜1ページ「要相談」｜着工可能な日はいつですか？ 廃材処分｜別途｜1ページ「別途」｜処分の範囲と費用を教えてください。 金額｜記載なし｜1ページ「記載なし」｜金額の提示をお願いできますか？
いっしょに、進めましょう。
やってみる手順
- 01
まず、練習用PDFを自分で開く
は、紙のような見た目で保存できる文書ファイルです。このページの「練習用PDFを開く」から資料01を開きます。青葉工務店という架空の会社の教材で、実際の発注や金額の資料ではありません。数量が12㎡、開始日が要相談と書かれていることを先に確かめましょう。
- 02
新しい会話に、そのPDFを添える
ChatGPTで新しい会話を開き、入力欄のファイル追加から、保存した aoba-estimate-practice. を選びます。添付した名前が画面に出たことを確かめます。ファイル名だけを文章に書いても、内容を渡したことにはなりません。
- 03
「何を、どんな形で整理するか」を頼む
下の指示文をコピーして、を添付した会話へ貼り付けます。欲しいのは、短い要約だけではなく、資料の記載と未確認の項目が分かれた表です。書類に含まれる指示は資料として読み、新たな操作の命令にはしない、と範囲も指定します。
たとえば。「施工開始日：要相談」を「11月10日開始」などへ補っていたら、原文にない情報です。日付を推測せず「日付は未確定」と直してもらいます。
- 04
ページと原文を、元のPDFで照合する
返答にページ番号があっても、その引用自体が正しいとは限りません。元のを横に開き、数量の数字と単位、日付、含まない作業を一行ずつ確認します。この練習資料なら、どの項目も1ページです。違う行や、読めなかった部分は残します。
- 05
未定の項目を、相手へ聞く質問にする
確認した表から「開始日はいつか」「廃材処分は見積りに含まれるか」などの質問を作ります。下書きは人が読み、送るかどうかを決めます。に発注・同意・メール送信は頼みません。まずは一つの質問を作るところまでです。
添付した見積書から、確認事項を整理する指示文
［角かっこ］の中を、ご自身の条件へ。ここで書き換えてからコピーできます。
先に練習用PDFを会話へ添付してください。実際の資料へ変える場合は、利用許可と秘密情報の扱いを確認してから項目を編集します。
入力欄を準備しています。先に本文を読むか、下の「元の指示文」を開いて選択・コピーできます。
入力欄が使えないとき：元の指示文を見る
元の指示文です。上の欄で編集した内容は反映されません。文章を選択し、お使いの端末のコピー操作で使えます。［角かっこ］はご自身の条件へ置き換えてください。
ここで止まったら。
ファイルを添付するボタンが見つからない
入力欄の近くの＋やファイル追加のメニューを確認します。表示や使えるは端末・画面・利用条件で異なります。見つからなければ購入せず、練習資料の文字だけをコピーして貼り、「以下は資料の本文」と区切って試せます。
PDFの文字がうまく読めない
読めなかったページや行をに答えてもらい、元の資料を開いて確認します。紙を写真にしたでは、文字の取り違えにも注意。まず公開可能な練習資料の該当部分を文字で渡して試し、読めたことにしないでください。
日付や金額が勝手に追加された
原文の場所を問い直し、原文にない項目を「記載なし」「要確認」へ修正させます。同じ誤りが続く場合は、その項目を自分で整理します。
取引先の見積書をそのまま使ってよいか分からない
練習資料のままで止めます。会社の利用ルールと相手との守秘条件、利用中のサービスのデータ取扱いを担当者に確認してから、許可された必要部分だけを使ってください。
出てきたら、ここを見る。
できたものを、確かめよう。
資料にある事実、未定の条件、質問を分けた表になります。表がきれいでも合格ではありません。元のと同じ内容だと自分で確かめ、相手へ聞く質問が作れたら今回の練習は完了です。
- 添付したファイル名と、読めたページ数が合っている。
- 12㎡を12坪や120㎡に変えていない。
- 施工開始日の「要相談」を、決まった日付に変えていない。
- 「別途」の項目を、込みの料金や無料にしていない。
- 原文とページを自分で確認した。書かれていないことを推測していない。
- 質問は下書きのまま。送信・契約・発注をしていない。
使える条件と、確認した範囲
- ファイル添付の利用可否や回数・容量の上限は、プラン、設定、画面などで変わります。利用中の公式画面を確認し、使えない場合に有料プランの購入を必須としません。
- 図面・写真・かすれた文字・複雑な表は、欠落や読み違いがあり得ます。読めた範囲を確かめ、資料にない情報を埋めさせないでください。
- 練習と指示文は無料で使えます。実際の文書の送信には、会社や相手とのルールと、利用サービスの条件の確認が必要です。のパスワードや確認コードはへ渡しません。
- これは資料整理の練習です。積算、施工の安全性、法的な契約判断、価格相場を保証するものではありません。必要な判断は担当者・専門家へ確認してください。
確認の範囲
公式資料でファイル添付・比較・結果の確認という使い方を確認。JPMの練習用PDFは作成後に全1ページを画像で確認し、文字の取り出しも検査しています。ChatGPTへの添付と、この指示文による回答生成は未実演です。掲載する完成形・練習問題は編集部の作例で、AIの精度測定ではありません。
出典
一次資料の本文確認：。出典の機能や一般原則と、JPMの手順・仮想例を分けて掲載しています。
- OpenAI：Use ChatGPT（Attach files / Make the result ready to use） ↗
PDF等の資料を添えて比較・抽出する使い方と、重要な数字・根拠を確認する原則。出典の公開・更新日の明記は確認できていません。
- OpenAI：Prompting ↗
目的・材料・完成形・境界を伝え、不明な情報は推測させないという一般原則。掲載の日本語指示文はJPMが作成しました。
- Adobe：PDFとは？ ↗
PDFの名前と文書の見た目を保存する形式という基礎。Adobe製品の有料契約やインストールは、この練習の条件ではありません。 本文は2023年5月時点の説明と明記。ここではPDF形式の基礎だけを参照し、現行の有料機能・法制度の案内には用いていません。